活躍できるようになる(はず)!仕事で便利なPC術2点



みんなで活躍したりラクしていきましょう!

はじめに

仕事で使えるようになると重宝されるようになる(はず)のPC操作術です。

私が実際仕事で使って重宝されたので、ある程度有効なはずです。

何点か紹介しますが、本質は「効率化」です。
私が紹介していないことでも効率化につながるのであれば、重宝されたり、活躍できると思います。

今回紹介するのは、IT企業ではなく、一般企業で社内SEをやっていたときに役に立ったことです。


そのため、IT企業でガンガンやっている人にとっては、当たり前でつまらない可能性があります。
その点はご了承ください。

マクロ・スクリプト

WindowsのPCで簡単に使えるVBA、VBS、batなどです。
これが使えると使えないとでは雲泥の差となっていました。

仕事では、何かを計算したり、定例の資料を作ったりすることがあるかと思います。
そのような時にこれらが使えると、冗談抜きで作業時間が10分の1になったりします。

私がマクロ・スクリプトを使用して効率化できたものは以下になります。

  • ログチェック1 毎日20分ほど→毎日2~3分ほど
  • ログチェック2 毎日1時間ほど→毎日5分ほど
  • データ集計&資料作成 突発的に20分ほど→突発的に5分ほど
  • 各種ログファイルチェック (人力で実現不可)→毎日10分ほど

だいたいの作業がスッキリと効率化できます。

だいたいのケースでアウトプットされたもの(データやテキストファイル)があるので、それらをマクロで読み込んで、データを処理していました。

ファイル内容を読み込んだり、Outlookからメールデータを取得したりしましたが、便利な関数が用意されていたので、そこまで苦戦しませんでした。

また、大々的な開発ではないため、試行錯誤しながらいろいろ作ることができます。
頑張って仕様書を作り込まなくても、開発に着手することができます。

最終的に作れなくても、メインの業務ではないのでなんら影響は無いです。
リスクはたいしてないのにリターンが大きいのがマクロ・スクリプトの良いところです。

また、マクロ・スクリプトまでいかなくても、便利なコマンドラインを使うことでラクできることもあります。

Windowsで言うと、「robocopy」が非常に便利でした。
フォルダごと簡単にコピーしたり、内容を合わせることができます。

内容を合わせる(ミラーリング)と、単純にコピーするより時間がかからないので、時間がガンガンできていきます。

batファイルだと、これらのコマンドをテキストファイルに保存して、拡張子を「.bat」にすればいいので簡単に作成できます。

最初は便利なコマンドを使っていき、同じコマンドを打つのがめんどくさいと思ったらbatファイルを作成するといいと思います。

デメリットとしては、引き継ぎが難しいことです。


周りの状況によって対応がことなるので、なんとかがんばりましょう。
マクロ・スクリプトができてからでよいので、仕様書や手順書を作っておきましょう。

Excel関数

活躍が多いのがExcel関数です。
仕事ではExcelを使う機会は多いはずなので、使えるようになると便利です。

個人的に役に立ったのは以下の関数です。

  • IF関数
  • VLOOKUP関数

IF関数は判別をするのに便利です。
人間の目だと、判別をしていくのに疲れますが、IF関数だと自動的にやってくれます。

定例資料だけでなく、突発的な判断やデータのチェックのたびに使うとラクが積み重なっていきます。

IF関数は他の関数にくっつくことがあるので、IF関数使えるようになると、他の便利な関数も使えるようになります。

個数を数えるCOUNT関数や、合計を求めるSUM関数にもIF関数がくっついたバージョンがあります。
条件にあったものだけ数えてくれたり、集計の対象にしてくれたりします。

COUNTIF関数の例です。
「Excel」に一致するセルの個数を数えることができます。

SUMIF関数の例です。
少し使いかたが独特になりますが、C列が「Excel」である場合のB列を集計しています。

VLOOKUP関数はもはや有名だと思いますが、列検索を行って、一致する行を抜粋することができます。
構文が独特で、最初使うときは悩みますが、使えるようになるとデータの整理などがラクになります。


おわりに

私が昔評価されたときに使っていたPC術でした。

私も最初は苦戦しましたが、慣れてくると簡単に使えるようになりました。
プログラミングの事前知識があったのも大きいかもしれません。

3~4年前の話なので、時代遅れの方法となっていたら申し訳ないです。

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この記事を書いた人
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